RSVP: Como garantir a confirmação de presença dos convidados?
A maioria das despesas de um casamento é calculada com base na quantidade de pessoas que irão comparecer à festa. Sendo assim, uma das primeiras etapas no planejamento desse tipo de evento é a definição do número de convidados. Isso serve para evitar contratações desnecessárias e para garantir que o evento corresponda às expectativas dos noivos. E para ajudar com essa confirmação, podemos utilizar o RSVP.
O RSVP é um recurso utilizado para incentivar que os convidados confirmem a presença no evento após receber o convite. Se você já começou a organizar seu casamento, provavelmente já viu esse termo por aí. Para saber mais sobre ele, o que significa e como utilizá-lo da melhor forma, continue a leitura.
O que é RSVP?
Definir a quantidade de convidados é uma das primeiras decisões tomadas a respeito da organização de um casamento. A partir dessa definição, muitas coisas são estabelecidas, como o número de mesas e cadeiras, a quantidade de comida e bebida, e até mesmo o local onde será realizado o evento.
Nesse sentido, o RSVP pode ajudar muito. Seu conceito foi criado a partir da expressão francesa “Répondez S’il Vous Plaît”, que em tradução para o português significa “Responda, por favor”. Em inglês, também é comum utilizar a sigla e a denominação do francês.
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Ou seja, é bastante comum utilizá-la como um indicativo de que o convidado precisa confirmar a presença para o evento. Independente da tradução, qualquer convite que tenha RSVP contém uma solicitação para que o convite seja respondido, informando se será possível ou não comparecer ao evento.
Dessa maneira, utilizar o RSVP em seus convites pode ajudar a chegar em um número aproximado de convidados confirmados e ter mais sucesso na sua estratégia de planejamento do evento.
Noivos que não usam esse recurso correm o risco de se deparar com uma variação equivalente a 30% na diferença entre o número de convidados e o número de pessoas que realmente estarão presentes no grande dia.
É uma diferença considerável, que pode afetar diretamente os gastos e, consequentemente, levar a alguns desperdícios.
Por outro lado, o uso do RSVP oferece diversas vantagens. Confira a seguir as principais.
RSVP ajuda a evitar gastos desnecessários
Ao adotar o RSVP, é possível evitar gastos desnecessários, pois permite ao casal ter uma estimativa mais precisa do número de pessoas que comparecerão à festa.
Com essa informação em mãos, os noivos podem ajustar a quantidade de comida, bebida, decoração e outros serviços contratados de acordo com o número de convidados confirmados, evitando desperdícios e reduzindo custos.
Ao evitar gastos desnecessários, o casal pode direcionar o investimento para outros aspectos da festa ou até mesmo para a lua de mel.
O RSVP é ainda mais importante quando os noivos estão planejando uma festa grande, e/ou têm muitos convidados que vêm de outra cidade ou estado. Em todo caso, não deixe de usá-lo!
Possibilita um melhor uso do espaço
Planejar uma festa sabendo quantos convidados realmente vão comparecer ajuda a acomodar todos de maneira mais confortável e garantir um melhor uso do espaço.
Com esse tipo de informação, é possível ajustar o número de mesas e assentos. Em ambientes menores, o espaço das mesas vazias é crucial e pode ser aproveitado de outras formas, como para aumentar a pista de dança ou acrescentar um lounge.
Minimiza os desperdícios em relação ao buffet
O desperdício de comidas e bebidas é mais uma preocupação comum na organização de casamentos. Sabendo o número de pessoas que se deve esperar, é possível deixar o buffet mais preparado, evitando sobras e faltas.
Os buffets geralmente ficam preparados para atender um aumento de 10 a 15% dos convidados, tanto no que se refere à comida quanto à bebida, minimizando os riscos de que falte alguma coisa.
Isso também facilita em relação ao pagamento, já que as empresas de buffet costumam cobrar pelo número de pessoas confirmadas.
Contribui em relação a outras funcionalidades
Avaliando mais profundamente as possibilidades que o RSVP proporciona para a organização e planejamento do casamento, é possível notar como ele pode servir para prestar outras informações.
Dependendo do tipo de RSVP adotado, é possível fornecer esclarecimentos a respeito da localização do evento, sobre as lojas onde estão as listas de presentes (se for o caso) e os trajes sugeridos de acordo com a identidade e nível de formalidade da festa.
Em suma, oferece a oportunidade de que os convidados tirem dúvidas gerais a respeito do evento.
Como usar o RSVP?
O RSVP geralmente é inserido no final do convite de casamento, no canto esquerdo. Junto com ele, coloque um número de telefone, e-mail ou site de casamento para a confirmação.
Como ninguém é obrigado a saber o que é RSVP, não é preciso seguir à risca e usar a sigla. O casal pode optar por simplificar e colocar apenas “Por favor, confirme sua presença até o dia xx/xx/20xx.”
Falando nisso, é importante esclarecer que há dois tipos de RSVP: o ativo e o receptivo.
RSVP ativo
O ativo envolve a contratação de profissionais que ficam encarregados de ligar para os convidados e checar a confirmação de presença.
Esse tipo de serviço pode ser realizado pela própria assessoria de casamento contratada pelo casal, mas geralmente tem um custo adicional.
RSVP receptivo
Já no formato receptivo, o RSVP demanda que os próprios convidados entrem em contato com o número de telefone, e-mail ou site informado no convite para confirmar sua presença.
É importante definir uma data limite para que as confirmações sejam realizadas. Dessa forma, os noivos garantem um tempo hábil para fazer algumas alterações e adaptações em relação aos serviços contratados, conforme for necessário.
O ideal é pedir para que os convidados confirmem presença pelo menos 20 dias antes do evento. Informe o prazo para confirmação de maneira clara e objetiva no convite.
Com os avanços tecnológicos, o RSVP ganhou novas ferramentas que a tornaram mais acessível e prático. Hoje em dia, é possível criar páginas online e mensagens automáticas para confirmação de presença, o que serve principalmente para os casais que desejam evitar um gasto a mais como o que demanda o RSVP ativo.
O convite pode ser online ou impresso, e, nesse último caso, é importante ter um QR Code que direcione para o site do casamento.
O site, inclusive, tem sido um recurso muito explorado pelos casais mais antenados. Ele serve para disponibilizar informações e todos os serviços de comunicação com os convidados em uma única plataforma.
Sendo assim, ajuda a controlar as confirmações de presença, além dos muitos outros recursos que oferece.
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